Bab-ı Ali Evrak Odası

Bilgi içeren belgeler, gözden geçirilip de kalıcı ve devamlı değerlere sahip olduklarının farkınavarıldığında "Arşiv" adıyla yeni bir statü kazanırlar. Onların bu statüye dahil edilmesini tayinedecek kriterlerin ve hangi safhada bu statüye dahil edileceklerinin belirlenmesi ise, bahis konusumüessesenin veya o müessesenin bulunduğu ülkenin özel durumuna bağlı olarak farklılık arzedecektir. Bir arşivde bulunan belgeler, düzensiz ve kontrolden geçmeyen malzemelere benzemez.Arşiv malzemesinin doğru tanımlanabilmesi, onun sistemli bir biçimde düzenlenmesine bağlıdır.Belgeler, anlamlarını yerine getirdikleri fonksiyonların sonucunda kazandıklarından, yine buişlevlerine göre sınıflandırılmalıdırlar.

Belgelerin önemini ve mahiyetini açıklayan bilgi,fonksiyonel kaynağı ile alakalı olanıdır. Yayınlar için konuyla ilgili bilgi ne kadar önemli isebelgeler için de bu bilgi o kadar önemlidir.